먼저, 특허를 출원하고자 하는 자는 명세서 및 도면을 작성해야 하는데, 명세서는 크게 발명의 상세한 설명 및 청구범위가 가장 중요한 부분이다. 청구범위는 출원하고자 하는 발명의 보호범위를 결정하는 부분으로서 출원인은 자신이 보호받고자 하는 발명의 범위를 명확하고 간결하게 기재해야 한다. 발명의 상세한 설명은 당업자가 발명을 용이하게 실시할 수 있도록 기재하는 부분으로 기술분야, 배경기술, 발명의 내용(해결하고자 하는 과제, 과제 해결 수단, 효과), 발명의 실시를 위한 구체적인 내용 등을 포함한다. 도면은 적어도 청구범위에 기재된 발명을 구체적으로 도시한 것인데, 반드시 도면을 포함해야 하는 것은 아니지만 물건의 발명의 경우에는 도면이 포함되는것이 바람직하다. 실용신안의 경우에는 그 보호대상이 물품에 관한 것이므로 도면이 필수적이다. 출원서는 명세서 제출양식인데, 출원인, 발명자, 주소 등의 서지사항을 기재한다. 이러한 출원서류의 작성은 개인이 직접작성할 수 있고, 특허사무소를 통하여 대리인을 통해서 작성할 수 있다.
출원서, 명세서 및 도면을 포함하는 출원서류를 작성하면, 이를 서면으로 특허청에 직접제출하거나, 전자출원용 파일로 작성하여 플로피디스켓 또는 온라인으로 특허청에 제출할 수 있으며, 소정의 출원수수료를 납부해야 한다. 특허청에 출원서류가 접수되면 그 즉시 출원번호를 받아볼 수 있다. 이러한 출원서류를 특허청에 제출하기 위해서는 출원인은 출원인코드를 특허청으로부터 부여받아야 하며, 출원인코드부여신청서를 특허청에 제출하면 출원인코드를 부여받을 수 있다.
출원서류가 특허청의 출원과에 접수되면, 특허청에서는 심사청구 순서에 따라 출원된 발명의 특허여부를 결정하게 되는데, 이러한 과정을 심사절차라고 하며, 특허청 각 기술분야에 따른 심사관에 의하여 심사된다. 따라서 각 기술분야에 따라 심사결과는 시기를 달리하여 나올 수 있다. 심사관의 심사에 따라 출원된 발명이 등록요건을 구비하고 있지 않다고 결정되는 경우 반드시 출원인에게 이에 대한 의견서 등을 제출할 수 있는 기회를 주도록 되어있다. 통상적으로는 의견제출통지서가 출원인에게 송부된 경우 의견서 및 보정서를 제출하는 것이 일반적이다. 만약 특허를 받을 수 있는 경우에는 곧바로 특허결정서가 출원인에게 송부된다.
출원된 발명이 특허결정되면, 출원인은 출원수수료와 별도로 특허등록료를 특허청에 소정의 기간 내에 납부해야 특허가 등록된다. 특허권은 특허가 등록되어야 효력이 발생하므로 면제되는 경우를 제외하고는 반드시 소정의 등록료를 납부해야 한다. 출원인에게 의견제출통지서가 송부되고, 출원인이 의견서 등을 제출하였으나, 심사관이 의견서 등를 검토하여 재심사 하였지만 달리 특허결정받을 수 없다고 판단되면, 최종적으로 거절결정하게 된다. 거절결정의 당부에 대해서 다투려면 특허심판원에 별도로 거절결정불복심판을 청구해야 한다.
특허결정된 특허가 등록되면, 특허등록원부를 특허청에서 작성하게 되고, 이러한 특허등록원부는 특허권 및 그에 부대되는 권리 등이 기재된다. 따라서 특허를 받은 출원인은 자신의 특허권에 대한 권리변동사항 등을 확인하려면 특허등록원부에 기재된 사항을 확인해야 한다.
